Для подтверждения расходов подотчетного лица – бюджетника квитанции к ПКО недостаточно

Lucky Business / Shutterstock.com

Возвратившийся из командировки сотрудник должен подтвердить не только факт проживания в гостинице, но и факт оплаты гостиничных услуг. Причем квитанция к приходному кассовому ордеру не может служить подтверждением оплаты наличными – кассовый ордер является внутренним документом гостиницы, который оформляется исключительно в целях ведения учета кассовых операций.

До 1 июля 2018 года оплата проживания может быть подтверждена кассовым чеком нового образца или бланком строгой отчетности, оформленным по старым правилам (ч. 8 ст. 7 Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" и отдельные законодательные акты Российской Федерации", письмо Минфина России от 15 сентября 2017 г. № 02-06-10/59719). Не важно, как будет называться этот БСО и какую форму бланка использует гостиница. Главное, чтобы он был оформлен в типографии и содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в п. 3 Положения об осуществлении денежных расчетов без применения контрольно-кассовой техники.

Что будет, если принять к учету в качестве подтверждения оплаты документ, оформленный с нарушениями? Проверяющие могут потребовать возместить ущерб и даже квалифицировать искажение отчетности. Причем судьи, как правило, поддерживают такую позицию ревизоров. В то же время, если работник самостоятельно обратится в суд и подтвердит факт выполнения служебного задания в командировке, судьи могут принять его сторону и обязать учреждение возместить расходы даже на основании квитанции к ПКО. Однако в такой ситуации учреждение будет принимать обязательства на основании исполнительного документа – риски будут сведены к нулю.

Если документы по оплате оформлены с нарушением, задача бухгалтера – объяснить ситуацию руководителю учреждения. Именно руководитель должен принять окончательное решение об утверждении авансового отчета с учетом возможных разногласий с ревизорами в будущем.